De bouwstenen
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Zakelijke bankrekening | Scheidt privé en zakelijk; maakt afletteren eenvoudig |
| Boekhoudpakket of spreadsheet | Rekeningschema, btw-codes en rapportages op een plek |
| Factuurmodule met doorlopende nummering | Wettelijk verplicht en voorkomt gaten in de reeks |
| Bonnenmap of scan-app | Bewijs voor kosten en btw-aftrek |
| Rittenregistratie | Nodig voor zakelijke kilometers met een privéauto of om bijtelling te voorkomen |
| Urenregistratie | Bewijs voor het urencriterium |
Een eenvoudig rekeningschema
Voor een zzp'er volstaat een beperkt aantal rekeningen. Te veel rekeningen leidt tot twijfel bij het boeken, te weinig tot een nutteloze winst-en-verliesrekening.
- Omzet: gesplitst naar btw-tarief, en apart omzet in het buitenland of met verlegde btw.
- Inkoop en uitbesteed werk: directe kosten van de opdrachten.
- Huisvesting: huur, energie, werkruimte.
- Vervoer: auto, openbaar vervoer, kilometervergoeding.
- Kantoor en automatisering: software, telefoon, internet, apparatuur onder de afschrijvingsgrens.
- Verkoop en marketing: website, advertenties, representatie.
- Algemeen: verzekeringen, bankkosten, opleiding, advies.
- Balansrekeningen: bank, debiteuren, crediteuren, btw, privé, vaste activa.
Het weekritme
- Bankmutaties koppelen aan facturen en bonnen.
- Nieuwe verkoopfacturen versturen; een factuur moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering zijn uitgereikt.
- Openstaande debiteuren nalopen en herinneringen sturen.
- Uren en ritten bijwerken.
Reserveren voor belasting
Het geld op de zakelijke rekening is niet allemaal van de ondernemer. Een deel is btw die aan de Belastingdienst toekomt, een ander deel is de inkomstenbelasting over de winst. Een praktische aanpak is een aparte spaarrekening waarop bij elke ontvangst direct de btw en een percentage van de winst worden gezet. Het juiste percentage hangt af van de winst en de aftrekposten; een voorlopige aanslag die aansluit op de verwachte winst voorkomt dat na afloop van het jaar een groot bedrag in een keer betaald moet worden.
Kwartaalcijfers
Een korte winst-en-verliesrekening per kwartaal laat zien of omzet en kosten in lijn liggen met de verwachting en of de voorlopige aanslag nog klopt. Het kost weinig tijd als het weekritme wordt aangehouden.
Investeringen
Bedrijfsmiddelen die langer dan een jaar meegaan en meer dan 450 euro exclusief btw kosten, worden in de regel niet in een keer als kosten geboekt maar afgeschreven over de levensduur. Wie in een jaar meer dan 2.900 euro investeert, kan daarnaast recht hebben op kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
Zelf of uitbesteden
Een eenvoudige eenmanszaak met weinig transacties kan de boekhouding en de aangiften zelf doen met een pakket. Bij personeel, voorraad, een bv of internationale handel wordt de administratie complexer en loont het om de jaarafsluiting en de aangiften uit te besteden en het dagelijkse boekwerk zelf te blijven doen.